CONDITIONS DE LOCATION ET CLAUSES PARTICULIERES

A. Assurances

Les groupes s’engagent à faire assurer tous les participants  contre les risques d’accidents inhérents au séjour et aux déplacements en responsabilité civile pour dommages corporels et matériels.

B. Conditions de location

1)  Le montant de la location est de 3,50 euros par jour et par personne avec un minimum de 60 personnes. Les charges s’élèvent à 9 euros par personne pour les 10 jours.

2)  On compte toutes les personnes faisant partie du camp,  quelle que soit leur fonction: dirigeants, adultes et enfants.

    3)  Si une partie des effectifs loge sous tente tout en participant au même camp que ceux qui logent dans le bâtiment, les conditions sont  les mêmes pour tous!

4)  La location est prise et payée pour une période de 10 jours  minimum.

5)   Pour que la réservation soit définitive, il faut:

– remplir et renvoyer le formulaire d’inscription  (le responsable du groupe garde une copie). Ce formulaire est à renvoyer à Monsieur Grim Jacobs, Ecole communale, Rue Basse Commène 24, 6940 BARVAUX.

– pour garantir la bonne exécution de ses obligations, le locataire verse une garantie locative d’un montant de : 500€ .
La garantie sera restituée en septembre après la réalisation de l’état des lieux de sortie, si locataire a respecté ses obligations, notamment :

• La restitution des lieux sans dégâts ainsi que du matériel dans l’état de propreté initial
• Payer le dû pour la location.

Si ce n’était pas le cas, la garantie sera réduite du montant des frais pour la remise en état et/ou des montants encore dus.

– le Comité peut toutefois renoncer à la location avec un préavis de 4 mois en cas de travaux de gros œuvre effectués sur le bâtiment et décidés par la Commune de Durbuy, propriétaire. Dans ce cas, la caution et l’acompte sont bien évidemment remboursés.

C. Payement de la location

Outre la garantie locative de 500 euros, un acompte correspondant à 30% du prix provisoire de la location, fixé à l’article 3.1 de la présente convention doit être payé dans les 5 jours ouvrables de la signature la convention. Celui-ci n’est pas récupérable en cas de désistement à moins que le locataire n’ai inscrit un autre groupe en remplacement pour la même période et le même nombre d’occupants.

Les charges s’élèvent à 9€ par personne pour les 10 jours!
Le solde et les charges seront versés au moment de la prise de possession des locaux.

D. Etat des lieux

Un état des lieux sera dressé en double exemplaire dès l’arrivée des vacanciers, avant de prendre possession des locaux.
Nous rappelons:
– PAS de collants sur les châssis
– Le four doit être nettoyé impeccablement
– Interdiction de faire des frites à l’intérieur
– AUCUN mobilier dehors (prix d’une table : 82,50€, prix d’une chaise : 18,85€)
– PAS de bonbonne de gaz à l’intérieur

Le chef de camp sera invité à visiter les lieux en compagnie de la personne que le Comité désignera à cet effet. Ensemble, ils constateront l’état des lieux et établiront l’inventaire du matériel.

Toutes les constatations concernant les locaux, les terrains ou le matériel seront actées dans le document rédigé, dans l’intérêt des 2 parties.
Toute contestation ultérieure des locataires sera considérée comme nulle et non avenue.

Avant le départ, le groupe s’engage à restituer les lieux (locaux et espaces extérieurs)  dans l’état impeccable dans lequel il les aura trouvés dès son arrivée.

TOUT DOIT ETRE EN ORDRE POUR 12H ou il en découlera une amende de 50€ par heure entamée!

Si, au cours de l’inspection finale faite à 12h par le responsable du complexe en compagnie du responsable du camp, il apparaît que le nettoyage n’a pas été effectué soigneusement et complètement, le Comité se réserve le droit de retenir 50% de la garantie locative pour faire réaliser ce travail par une personne de son choix.

Tout objet, ustensile, pièce de mobilier intérieur ou extérieur abîmé ou perdu, toute dégradation au bâtiment seront d’office facturés au groupe.

Le groupe prend possession du bâtiment à partir de 14H le jour de l’arrivée et doit le quitter pour midi au plus tard le jour du départ.

E. Considérations

Les bâtiments dont vous prenez possession durant 11 jours, font partie d’une infrastructure sportive et récréative complète. Ils sont situés dans une zone saine, agréable et satisfaisante.

Tout sera mis en œuvre pour assurer aux vacanciers un confort optimum et un séjour le plus bénéfique possible.

Pour ces raisons, le Comité responsable du complexe scolaire ou un membre délégué par celui-ci se réserve le droit de visite durant toute la durée du camp.

Il faut savoir que si le chef de camp engage sa responsabilité et solidairement la responsabilité des autres dirigeants, adultes ou enfants qui participent au camp envers le Comité de gestion du complexe et envers la direction de l’école, ces derniers peuvent voir aussi leur responsabilité engagée vis-à-vis de l’Administration communale de la Ville de Durbuy, propriétaire des bâtiments et des terrains.

Le responsable du camp accepte d’établir un état des lieux avant de prendre possession des locaux le jour de son arrivée à 14H et le jour du départ à 12H, les locaux devant être libérés pour midi au plus tard!

5 jours ouvrables après la signature du formulaire d’inscription, de la convention et du règlement d’ordre intérieur, le responsable s’engage à virer les sommes de la garantie locative et de l’acompte.

Voici le numéro de compte : BE49 1030 5209 9071

Le solde du prix de la location doit être payé au plus tard 10 jours ouvrables avant le premier jour du camp.

En cas de désistement de sa part après le 1er juin de l’année de location, il renonce au remboursement de toute somme déjà versée et il reconnait être redevable du séjour à moins qu’il n’inscrive un autre groupe en remplacement pour la même période.

Pour tout versement, indiquer en communication, le nom du camp et la période d’occupation.

DISPOSITIONS PARTICULIERES

• Le feu de camp doit être installé à l’endroit prévu dans la pelouse près de l’Ourthe, derrière le bloc III.
• Durant tout le séjour, le cantonnement et ses abords doivent être maintenus dans un état de grande propreté.
• Le mobilier doit rester dans les locaux où il se trouve et ne peut, en aucun cas, être utilisé à l’extérieur du bâtiment. Si vous avez besoin de tables et chaises pour l’extérieur, vous les apportez !
  (Prix table: 82,50€, prix chaise: 18,85€).
• Les aires de sport et les espaces verts utilisés par les élèves de l’école durant l’année scolaire peuvent être utilisées par les vacanciers à condition qu’ils gardent ces installations en bon état. Veiller à ramasser les papiers et autres déchets dans la cour et les espaces verts avant le départ.
• Un feu de camp est autorisé à l’endroit indiqué et uniquement celui-là : derrière le bloc III vers l’Ourthe (pas sous le préau). Si par grande sécheresse, la Commune interdit tout feu extérieur, il est évident que le camp appliquera cette interdiction ! Les cendres et restes de bois doivent disparaître avant votre départ.
• Des tentes peuvent être dressées dans le domaine de l’école aux endroits indiqués par le responsable du complexe loué pour autant que les occupants fassent partie du groupe général des vacanciers. Il est impératif de passer toute la pelouse (au peigne fin) afin de ramasser les piquets, pierres et autres objets qui cassent les tondeuses. Une caution sera gardée pour ce désagrément.
• Les aires de jeux étant très vastes, il n’est pas permis de jouer au ballon ou à d’autres jeux avec jets d’objets à proximité du bâtiment afin d’éviter les bris de vitres ou d’ardoises.
• Les sport dits « de plein air » (foot, volley, …) ne peuvent être pratiqués à l’intérieur du bâtiment. Pas de jeux de balles à l’intérieur.
• Interdiction de monter sur le toit du préau.
• L’école ne fournit pas les instruments de nettoyage!
• La cuisine comprend:
  – Deux frigos dont un avec une partie congélation
  – 1 bahut congélateur
  – 1 four
  – 1 cuisinière avec 4 taques
  Les armoires de la cuisine sont fermées à clé !
  L’école ne loue ni la vaisselle, ni le lave-vaisselle!!  Les frigos, le bac congélateur, le four, les taques de la cuisinière et   l’évier seront donc utilisés et rendus dans un état de grande propreté,   tels que trouvés à l’ arrivée du camp.
• Les portes coupe-feu de la cuisine resteront bien fermées : ne pas les laisser ouvertes par un cale-porte!!!

Il y a plusieurs extincteurs: bien veiller à ce que les enfants ne tirent pas sur les ficelles de sécurité! La sécurité n’étant plus présente, l’extincteur risque de se vider de son contenu! Le remplir coûte environ 100 euros!

Le camp est obligé de participer au tri des déchets! Un document  complet à respecter est remis au responsable à son arrivée !

Mise à disposition de containeurs à l’atelier d’environnement:
– 35€ de 1 à 4 containeurs.
– 70€ de 4 à 8 containeurs.
– 105€ pour + de 8 containeurs.